Déterminer les ressources humaines et matérielles

 

A ce stade, vous devez avoir défini en grande partie la stratégie marketing et opérationnelle mise en oeuvre pour capter les clients. Vous devez également avoir fixé des objectifs commerciaux précis et des indicateurs pour les mesurer.

Enfin, vous devez être au clair sur les emplacement de distribution, votre stratégie de prix et de communication, ainsi que sur votre politique de fidélisation et votre procédé de fabrication.

Une fois vos différents process définis, il devient aisé de définir, en détails, ce dont vous avez besoin comme ressources tant humaines que matérielles. C’est l’objet de cet article.

 

Sommaire :

 

 

Les ressources humaines de l’entreprise et le recrutement

 

Vous êtes la première ressource de votre future entreprise. Autour de vous, vous aurez des partenaires : conseils, amis qui peuvent aider, connaissances … Vous aurez peut-être des associés, actifs dans l'entreprise ou pas.

Mais, peut-être aurez-vous besoin de ressources complémentaires. Il vous faut tout d’abord les estimer et surtout définir les compétences supplémentaires dont vous avez besoin en interne : le profil de la personne doit-il être similaire au vôtre ? La personne doit-elle vous apporter un apport dans un domaine que vous maîtrisez peu ou mal ? Ensuite, vous allez être amené à recruter. Il s'agit d'embaucher une ou plusieurs personnes en fonction de vos besoins.

Attention : un recrutement est exigeant sur plusieurs points.

 

La méthode de recrutement

La méthode de recrutement doit vous permettre de mettre toutes les chances de votre côté pour trouver la personne adaptée aux besoins de l'entreprise. Vous devrez donc :

  • Définir vos besoins et vos critères d'embauche ;

  • En déduire une fiche de poste et un niveau de rémunération ;

  • Choisir un type de contrat (CDD, CDI) ;

  • Rédiger une offre d'emploi ;

  • Diffuser l’offre d'emploi via les canaux adaptés ;

  • Si vous le souhaitez, faire une pré-sélection des candidats sur CV ;

  • Mener les entretiens d'embauche.

Pour un complément d’informations, lisez notre article sur la réalisation d’une fiche de poste.

 

Les obligations sociales

Il s’agit des formalités liées à l'embauche : les déclarations sociales, la convention collective, les affichages obligatoires, les cotisations sociales... (lire le guide des obligations sociales).

    

La rémunération

Vous le savez certainement, il existe des salaires minimum (parfois, en fonction des conventions collectives) mais il existe également les "salaires de marché" en-dessous duquel vous aurez des difficultés à recruter, notamment sur des postes très recherchés.

A ce salaire, il faut ajouter les cotisations sociales qui financent la protection sociale du salarié. Une partie étant payée par le salarié (la différence entre son salaire brut et son salaire net) et une partie par l'employeur (les cotisations sociales patronales). Pour le total des charges sociales salariales et patronales, vous pouvez considérer le taux moyen suivant (qui ne tient pas compte des allégements ou aides éventuels) : 62% du salaire brut.

Pour un salaire net (ce qui va dans la poche du salarié) de 1 000€ :

  • Les cotisations sociales patronales s'élèvent à 488 euros (environ 40% du salaire brut).

  • Les cotisations sociales salariales s'élèvent à 220 euros, son salaire brut est donc de 1 220€. Ce sera la différence entre le salaire brut du salarié et ce qu’il gagne réellement.

  • Le total des charges sociales salariales et patronales s'élèvent donc à 708  euros (82% du salaire net).  C’est l’employeur qui fait le chèque pour l’ensemble des charges.

Pour qu’un salarié touche 1 000€ nets, l’entreprise doit créer 1 708€ de chiffre d’affaires pour le payer.

 

Pour une simulation précise, utilisez le simulateur de l'Etat.

 

Notez-le : les CCI sont à votre disposition pour vous aider dans ce chemin.

 

 

La gestion des ressources matérielles et l’identification des fournisseurs

 

Une fois les ressources humaines identifiées, vous devez avoir un aperçu de vos besoins en ressources matérielles. Pour vous y aider, nous vous proposons une méthode en 5 étapes :

  • Définition des besoins ;

  • Identification des solutions possibles ;

  • Evaluation des solutions identifiées ;

  • Choix de la solution la plus adaptée à vos besoins ;

  • Choix du fournisseur adapté.

Nous vous proposons par ailleurs de consolider l'information dans un tableau de ce type :

 

Besoins

Solutions

Evaluations

Décisions

Fournisseurs + prix

Vos besoins pour vous équiper et réaliser votre prestation / fabriquer votre produit

 

 

 

 

 

         
         

Vos besoins pour le quotidien de l’activité

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vos besoins pour communiquer

 

 

 

 

 

         

Vos besoins personnels

Me loger

 

Me nourrir

 

M’habiller

 

Chauffer mon logement

 

Avoir des loisirs

 

Payer mes impôts (taxe d’habitation, impôts sur les revenus…)

 

Frais divers (téléphone, internet…)

 

  • J’ai donc besoin de xxxx€ par an minimum de rémunération

 

 

Voyons à présent comment remplir efficacement ce tableau.

 

La définition des besoins

Vous pouvez partir des besoins (besoin de transporter la marchandise par exemple) et non des types d’achat (voiture par exemple). Cela libérera votre créativité et vous permettra de faire le choix le plus efficace qui, parfois, ne sera peut-être pas un achat mais une location, un emprunt à un ami…

Commencez donc par lister vos besoins pour l'ensemble de vos process de fabrication.

Exemples :

  • Vous avez besoin d'une identité visuelle pour votre offre.

  • Vous avez besoin de transporter votre marchandise.

 

L’identification des solutions possibles

Une fois que vos besoins sont définis, identifiez les solutions possibles sans restriction ni réglementaire ni financière ni technique... Vous filtrerez ensuite.

Exemples :

  • Vous avez besoin d'une identité visuelle pour votre offre : vous pouvez faire vous-même, faire appel à une agence de communication, faire appel à un free-lance, faire appel à une école, faire appel à un stagiaire, demander à votre cousine… etc.

  • Vous avez besoin de transporter votre marchandise : vous pouvez acheter une camionnette, vous pouvez prendre une camionnette en crédit-bail, vous pouvez louer une camionnette lorsque vous en avez besoin, vous pouvez emprunter la camionnette de votre voisin ou lui louer, acheter une camionnette d'occasion...

 

L’évaluation des solutions identifiées

Il vous faut fixer les 2 ou 3 critères les plus importants pour vous et trier les solutions identifiées en fonction de ces critères.

Exemples :

  • Vous avez besoin d'une identité visuelle pour votre offre : le critère principal est le prix mais aussi la rapidité car vous vous démarrer votre activité dans quelques semaines.

  • Vous avez besoin de transporter votre marchandise : la camionnette doit être accessible facilement mais pas nécessairement disponible 24h/24 car vous n’en aurez besoin que deux jours dans la semaine.

 

Le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins

Maintenant que vous disposez de la liste des solutions existantes et de vos critères, il est facile d'identifier la solution la mieux adaptée à vos besoins. Cette solution peut bien sûr être transitoire. Encore une fois, il vous appartient d’affiner votre stratégie et vos process avec le temps.

Exemples :

Vous avez besoin d'une identité visuelle pour votre offre :

  • Vous pouvez faire vous-même : vous n’avez pas le temps.

  • Vous pouvez faire appel à une agence de communication : c’est trop cher mais, même si les délais semblent acceptables.

  • Vous pouvez faire appel à un free-lance : c'est la solution qui présente le meilleure rapport qualité-prix, il faut maintenant le trouver.

  • Vous pouvez faire appel à une école : c’est gratuit mais le délais est trop long.

  • Vous pouvez faire appel à un stagiaire : c’est gratuit mais le délais est trop long.

  • Vous pouvez demander à votre cousine : c’est gratuit mais le délais est trop long.

Vous avez besoin de transporter votre marchandise :

  • Vous pouvez acheter une camionnette : mais c’est un investissement trop important pour démarrer. Ce sera fait plus tard si l'activité le justifie.

  • Vous pouvez prendre une camionnette neuve en crédit-bail : le montant mensuel est élevé mais vous avez des garanties de reprise si vous ne poursuivez pas votre activité.

  • Vous pouvez louer une camionnette lorsque vous en avez besoin : le loueur a des horaires qui ne vous conviennent pas.

  • Vous pouvez emprunter la camionnette de votre voisin ou lui louer : cela ne sera pas tenable dans le temps.

  • Vous pouvez acheter une camionnette d'occasion : c'est un investissement mais cela peut être une bonne solution, en fonction du fournisseur trouvé et des prix pratiqués.

 

Le choix des fournisseurs

A présent que vous avez trouvé la meilleure solution pour votre activité, vous devez trouver le meilleur fournisseur qui propose cette solution !

Sur des marchés de plus en plus concurrentiels avec une demande de produits personnalisés, de bonne qualité, livrés dans des délais courts et au moindre coût, la gestion efficace des achats est une nécessité. C’est une véritable décision stratégique car elle a un impact crucial sur la performance de l’entreprise. La politique d’achat mise en place peut aussi devenir un réel avantage concurrentiel. L'étude des fournisseurs est donc une étape fondamentale.

L’objectif est de créer et maintenir un réseau de fournisseurs fiables et efficaces face à la pression concurrentielle.

Pour le choix du fournisseur, ayez une approche globale de chaque fournisseur qui tient compte du prix du bien mais aussi des services fournis ou pas : un fournisseur peut proposer un produit moins cher qu’un autre mais sans garantie ou avec des conditions de service après-vente défavorables… Il faut considérer le coût pour la durée d’utilisation du bien acheté.

 

L’identification des fournisseurs et le pouvoir de négociation.

Pour cette étape, il va être d’abord nécessaire d’identifier l’ensemble des fournisseurs potentiels. Dans un second temps, il faudra évaluer leur pouvoir de négociation, c’est-à-dire leur capacité à imposer leurs conditions (en termes de tarifs et/ou de qualité) lors des négociations avec leurs clients. Il peut être évalué en fonction de différents facteurs :

  • Le nombre de fournisseurs dans le secteur : plus il y a de fournisseurs, moins le pouvoir de négociation de ceux-ci est élevé.

  • La substituabilité des offres des fournisseurs : si les produits proposés par les fournisseurs du secteur peuvent être remplacés par des produits d’autres secteurs, alors cela affaiblit leur pouvoir de négociation.

  • Les coûts de changement : le fait de changer de fournisseur implique parfois des coûts de changement. Plus les coûts de changement seront élevés, plus les fournisseurs auront de pouvoir.

  • L’importance dans la qualité finale du produit ou sur la structure de coûts : lorsque les composants proposés par les fournisseurs sont indissociables de la qualité du produit final et de la perception de celle-ci par les clients, alors cela placera les fournisseurs en position de force.

  • Les possibilités d’intégration verticale en aval : sur certains secteurs, il est possible que les fournisseurs assurent eux-mêmes l’activité de leurs clients. Dans ce cas, ces premiers seront bien moins dépendants de ces seconds, et seront donc dans une position de force supérieure lors des négociations.

Outre ces critères généraux, le pouvoir de négociation de chaque fournisseur dépendra aussi directement de son chiffre d’affaires. En effet, plus il sera élevé, plus le fournisseur sera capable d’imposer ses propres conditions lors de la négociation.

 

La collecte d’information sur les fournisseurs

La seconde étape consiste à collecter un maximum d’informations sur les fournisseurs précédemment listés. Les informations pourront concerner :

  • Les produits et services proposés.

  • Les prix pratiqués.

  • Les délais de paiement.

  • Les délais de livraisons.

  • Etc..

Pour ce faire, vous pouvez vous aider de la « Fiche fournisseur » que nous vous proposons ci-après :

 

Nom de l'entreprise : 
Informations
générales

Marque :

Adresse :

Téléphone : 

Nom du représentant :       Ligne directe :                                                    

Horaires d’ouverture :

Date de fermeture :

Activité

C.A Année n-1 :

C.A Année n-2

Produits et / ou services proposés :

 

Délais de commande minimum :

Conditions de réassortiment :

Conditionnement :     

Conditions de livraison :

Délais de livraison :

Délais de paiement :

Conditions de remise :

  • Sur factures
  • Pour paiement comptant
  • De fin d’année
  • Pour première implantation
Conditions
spéciales

Garanties

SAV

Services complémentaires proposés

 

La sélection des fournisseurs

En fonction de ce que vous achetez et de vos besoins, vos critères de sélection doivent être adaptés.

Pour vous aider, voici quelques exemples de critères.

Sur les produits vendus :

  • Existence d’une gamme

  • Evolution des produits

  • Stocks disponibles

  • Qualité du produit

  • Constance de la qualité

  • Prix

  • ...etc

Sur le commercial :

  • Disponibilité des commerciaux et facilité à contacter un responsable

  • Rapidité de réponse à un devis

  • Possibilité de participation aux actions publicitaires ou promotionnelles

  • Délais proposés

  • Ponctualité

  • ...etc

Sur les différents services :

  • SAV disponible ou pas

  • Hot-line disponible ou pas, horaires

  • ...etc

D’un point de vue méthodologique, vous pouvez lister l’ensemble des critères à examiner puis les classer par ordre d’importance au regard de vos exigences en les notant sur une échelle de 1 à 10 par exemple. Sur la base des critères que vous aurez sélectionnés, vous serez alors à même de comparer plus facilement chaque fournisseur.

Pour pouvez reprendre la fiche fournisseur proposée ci-dessus et la compléter avec les critères de sélection.

Découvrez par ailleurs deux exemples concrets sur la gestion des ressources humaines et matérielles en entreprise.