Le chiffre d'affaires, les achats et les stocks

 

Sommaire

• Le chiffre d'affaires prévisionnel
  • La décomposition du chiffre d'affaires
  • Méthodes de calcul du chiffre d'affaires
  • Quel montant indiquer ?
• Les achats consommés

 

 

Le chiffre d'affaires prévisionnel

 

Toute la construction de votre prévisionnel va reposer sur le budget des ventes, vos prévisions de chiffre d’affaires. Paradoxalement, les ventes sont la part la moins maîtrisable puisqu’elles reposent sur les décisions d’achat des clients.

 

Il est essentiel d’être rigoureux car tous les budgets de fonctionnement, comme les achats et la production, découleront du budget des ventes. Pour cette raison, il est indispensable d’avoir mené à bien toutes les étapes précédentes avant d’aborder l’élaboration de son chiffre d’affaires prévisionnel.

 

La réalisation de l’étude de marché et du business model ont dû permettre de rassembler suffisamment d’informations sur la conjoncture, le niveau des ventes, les comportements d’achat, la saisonnalité, les parts de marché, les prix pratiqués etc... pour pouvoir évaluer le niveau des ventes.

 

Le chiffre d’affaires est généré par les ventes de produits et de prestations de services. Pour l’élaboration du prévisionnel, le chiffre d’affaires est exprimé en hors taxes (HT).

Quatre familles d’activités sont génératrices de chiffre d’affaires :

 

 

Pour faciliter la compréhension du chiffre d’affaires par vos lecteurs (partenaires, financeurs, distributeurs...), n’hésitez pas à détailler votre chiffre d’affaires  si vous vendez plusieurs produits ou services ou si vous faites de la vente et de la prestation de services (par exemple, si vous vendez des sacs et des chaussures avec un service de livraison à la demande, faites une ligne « vente de sacs », une ligne « vente de chaussures » et une ligne « prestations de livraison »).

 

 

L’étude de marché a conduit à segmenter la clientèle, c’est-à-dire à procéder à un découpage en sous-ensembles homogènes selon différents critères (données sociodémographiques, besoins, comportement d’achat etc.). Cette segmentation du marché ou clientèle peut correspondre à la décomposition de votre chiffre d’affaires.(Cf. Agir – segmenter les clients)

 

 

Méthodes de calcul du chiffre d’affaires

 

• La méthode des référentiels qui se traduit par une connaissance approfondie du marché via des recherches documentaires, des études de l’environnement, de la concurrence, etc. C’est une approche globale. La recherche portera essentiellement sur la concurrence, qui servira de « référence », l’environnement économique, les produits vendus, la clientèle ciblée. C’est essentiellement au travers de la consultation des derniers bilans publiés pour les sociétés et des statistiques professionnelles du secteur que la première estimation de chiffre d’affaires pourra être faite.

• La méthode des intentions d’achat qui correspond aux résultats des enquêtes directes menées au cours de l’étude de marché, à l’existence d’un carnet de commandes, complétés par des contacts avec les prescripteurs. Généralement, l’enquête directe ou les questionnaires dispensés permettent d’obtenir des informations sur les volumes achetés, les fréquences d’achat, les prix psychologiques, les lieux de consommation etc. Ce sont ces éléments de réponse qui vont permettre de calculer un chiffre d'affaires potentiel. 

 

• La méthode des objectifs et des parts de marché qui consiste à estimer le volume du marché ainsi que la part potentielle qui sera captée. Lors de l’utilisation de cette démarche, il est d’abord nécessaire e définir une zone de chalandise pour en chiffrer le potentiel puis considérer la part de la concurrence. Ensuite, l’estimation du chiffre d’affaires prévisionnel se fera sur la base des parts de marché possible à prendre à la concurrence. 

 

• La méthode du test. Selon la nature de l’activité, il est possible de tester son projet avant de créer l’entreprise via le portage salarial, le Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise ou les coopératives d’activités.

 

• CA = nbre de clients x dépense moyenne x fréquence d’achat
• CA = nbre de clients par jours x nbre de jours x dépense moyenne
• CA = nbre de jours d’ouverture du mois x nbre de ventes par jour x prix moyen du produit
• Etc.

 

Les contours de la zone de chalandise peuvent être représentés de plusieurs manières :

• Par une courbe isochrone qui délimitera les contours de la zone pour un temps de déplacement donné. La représentation sera variable car elle tiendra compte de l’influence du type de voies d’accès sur le temps de déplacement.
• Par une courbe isométrique qui délimitera la zone de chalandise en fonction d’une distance donnée. La représentation des contours sera concentrique.

Généralement, la zone de chalandise est déterminée en fonction des temps de déplacement et dans une moindre mesure, en fonction des distances.

Une fois, la zone de chalandise globalement définie, elle est ensuite divisée en trois sous-zones :

• La zone primaire qui représente 55 à 70% de la clientèle
• La zone secondaire qui représente 15 à 25% de la clientèle
• La zone tertiaire composée de la clientèle restante

La division en sous-zones de la zone de chalandise peut aussi se faire à l’aide de courbes isochrones ou isométriques.

 

Exemple de courbe isochrone : Implantation en centre-ville de Rennes avec Temps de déplacement de 5 minutes, 15 minutes et 30 minutes	Exemple de courbe isométrique : Implantation en centre-ville de Rennes avec distances de 5, 10 et 15 kilomètres.

 

 

 

Les achats consommés

 

 

ANNEE 3

L’entrepreneur souhaite désormais diversifier son activité et investir le segment des poêles à granulés.

Pour ce faire, il a pris contact avec un fabricant et négocié une exclusivité sur sa zone de chalandise. Le fabricant lui a indiqué que le coefficient multiplicateur HT/HT conseillé est de 1,50. Le prix d’achat HT unitaire est de 800 €.

Compte tenu de sa connaissance du marché, l’entrepreneur prévoit de vendre 60 poêles à granulés au cours de la première année. Par ailleurs, les statistiques professionnelles lui permettent de savoir que la marge représente 66% du chiffre d’affaires.

A partir de ces informations, il souhaite déterminer son prix de vente HT et TTC, vérifier son taux de marque, calculer le chiffre d’affaires prévisionnel ainsi que la marge prévisionnelle et déterminer la meilleure fréquence de commande.

 

• Détermination du prix de vente

Sachant que Prix de vente HT = Prix d’achat HT x K HT, nous aurons Prix de vente HT = 800 x 2,90 = 2 320 € HT

Le taux de TVA applicable étant de 20%, nous aurons Prix de vente TTC = 2 360 x 1,2 = 2 784 € TTC

 

• Calcul du coefficient multiplicateur HT/TTC

Pour réaliser son catalogue produit, l’entrepreneur souhaite calculer, à partir de ses prix d’achat, son prix de vente TTC. Pour ce faire, il doit déterminer le coefficient multiplicateur HT/TTC.

Sachant que Prix de vente TTC = Prix d’achat HT x K TTC, nous aurons K TTC = Prix de vente TTC / Prix d’achat HT, soit 2 832 / 800 = 3,48

 

• Calcul du chiffre d’affaires et de la marge prévisionnels

Pour la vente de 60 poêles à granulés, le chiffre d’affaires réalisé serait de : 60 x 2 320 = 139 200 € HT, tandis que le montant des achats représenterait : 60 x 800 = 48 000 € HT (ou 139 200 / 2,9). La marge globale réalisable serait donc de : Chiffre d’affaires HT  – Achats consommés HT = 139 200 – 48 000 = 91 200 € HT.

Comparé au montant du chiffre d’affaire, cette marge représente : 91 200 / 139 200 = 65,52 %. Les statistiques professionnelles indiquent un taux de 66% ; la prévision semble donc cohérente.

 

• Détermination des quantités à commander et de la fréquence d’achat

L’entrepreneur n’a pas identifié de saisonnalité particulière pour la vente de poêle à granulés. Il prévoit donc des ventes moyennes de 5 unités par mois. Il a déterminé son coût de possession, qu’il estime à 5 760 € (loyer de l’entrepôt, assurances etc.), soit 12% du prix d’achat HT (5 760 / 48 000). Par ailleurs, le coût de passation de commande est de 300 € HT. Sachant que le prix d’achat unitaire HT est de 800 € et que le nombre d’articles consommés dans l’année sera de 60 pièces, il calcule le délai et la fréquence d’achat les plus rentables :

 

Nombre d’unités à commander	Nombre de commandes en rotation	Capital investi	Coût de possession	Coût d’acquisition	Total des coûts	Coût d’achat à la commande
60,00	1	48 000	5 760	300	6 060	901,00
30,00	2	24 000	2 880	600	3 480	858,00
20,00	3	16 000	1 920	900	2 820	847,00
15,00	4	12 000	1 440	1 200	2 640	844,00
12,00	5	9 600	1 152	1 500	2 652	844,20
10,00	6	8 000	960	1 800	2 760	846,00
8,57	7	6 857	823	2 100	2 923	848,71
7,50	8	6 000	720	2 400	3 120	852,00
6,67	9	5 333	640	2 700	3 340	855,67
6,00	10	4 800	576	3 000	3 576	859,60
5,45	11	4 364	524	3 300	3 824	863,73
5,00	12	4 000	480	3 600	4 080	868,00

 

La solution la plus économique consisterait à passer pour cet article 4 commandes annuelles de 15 unités chacune.

Compte tenu des délais d’approvisionnement, l’entrepreneur estime que son stock critique (stock minimal + stock de sécurité) doit être composé de 5 pièces. Il constituera donc un stock de départ de 5 poêles à granulés.

 

• Calcul de la durée moyenne de stockage

Pour ce faire l’entrepreneur doit :

• Calculer le stock moyen

Stock moyen = (stock de début + stock de fin) / 2

Stock moyen = (5 x 800 + 5 x 800) / 2 = 4 000

• Calculer le taux de rotation des stocks

Chiffre d’affaires ÷ stock moyen (au prix de vente) = 139 200 € ÷ (5 x 2 320) = 12

ou Coût d’achat des marchandises vendues / stock moyen (au coût d’achat) = (60 x 800) / 4 000 = 12.

Le stock de départ de 5 pièces se renouvelle donc 12 fois au cours de l’année.

• Déterminer la durée moyenne de stockage

Durée moyenne de stockage = (stock moyen / coût annuel des achats) x 360 jours = (4 000 / (60x800)) x 360 = 30 jours

ou Durée moyenne de stockage = 360 jours / taux rotation des stocks = 360 / 12 = 30 jours

Le stock de départ de 5 pièces est donc, en moyenne, totalement renouvelé tous les 30 jours.

 

Evaluation des achats consommés

 

Les achats consommés ont une importance fondamentale dans les activités de négoce car ils impactent directement la marge commerciale.

La marge commerciale =  ventes de marchandises - coût d'achat des marchandises vendues durant l'exercice = les profits sur la revente de marchandises. Le niveau normal de marge commerciale à atteindre dépend de l’activité de l’entreprise, de son positionnement géographique et de sa taille. Par exemple, dans la restauration, la marge commerciale sur les "solides" est d'environ 70% et d'environ 85% sur les "liquides". Cf. Les soldes intermédiaires de gestion

 

Approche par le taux de marque

 

Au cours de l’étude de marché, vous avez pu vous procurer les données consolidées de votre secteur d'activité. Si vous avez acheté un Dossier projecteur à l'Agence France Entrepreneur, ces informations y figurent. Les fédérations professionnelles disposent de ce type d'informations.

En règle générale, au-delà du chiffre d’affaires, ces données indiquent la marge commerciale de la profession, exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires, c’est le taux de marque.

Il est calculé par la formule suivante : (Marge commerciale / Chiffre d’affaires HT) X 100

Avec marge commerciale = ventes de marchandises HT - coût d'achat des marchandises vendues HT

En l’absence d’autres informations, cet indicateur peut permettre de déterminer le montant des achats consommés.

 

Exemple de calcul par le taux de marque

 

Le chiffre d’affaires prévisionnel est de 59 800 € HT.

La marge brute moyenne pratiquée par la profession est de 42 % (Taux de marque)

Sachant que chiffre d’affaires HT – achats consommés HT = marge commerciale,

Nous avons 100 –  achats consommés = 42,

Soit des achats consommés de 100 – 42 = 58

Ainsi, pour un chiffre d’affaires de 59 800 € HT, les achats consommés estimés seront de (59 800 € HT x 58 %) = 34 684 € HT.

Sachant que Taux de marque + taux d’achat = 100%, il est aussi possible de calculer de la manière suivante :

42% + taux d’achat = 100 % soit Taux d’achat = 100% - 42 % = 58%

 

A noter : Attention, pour la réalisation d’un prévisionnel financier, cette méthode d’approche globale peut s’avérer dangereuse. En effet, son point de départ est le taux de marque moyen des entreprises installées sur un domaine d’activité. Or, lors d’une création d’entreprise, les conditions d’achat auprès des fournisseurs peuvent être différentes de celles d’une entreprise établie.

Utilisée en première instance, cette méthode ne constitue qu’une évaluation. Une étude approfondie, sur le terrain, auprès des futurs fournisseurs, sera bien plus pertinente pour identifier clairement les conditions d’achat.

Par contre, en seconde instance, cette méthode peut être utilisée comme outil de « vérification ». Après avoir évalué le montant des achats consommés, il sera possible de le comparer à la moyenne de la profession. Tout écart trop important sera source d’interrogations ou devra être justifié.

 

Approche par les coefficients multiplicateurs

 

Coefficient multiplicateur HT / TTC

Utilisé par les distributeurs, le coefficient multiplicateur est un coefficient de gestion commerciale qui permet d’obtenir le prix de vente TTC à partir de son prix d’achat HT. Il est appelé coefficient multiplicateur HT / TTC ou encore K TTC.

Prix d’achat HT x K TTC = Prix de vente TTC

D’où K TTC = Prix de vente TTC / Prix d’achat HT

Exemple : Si pour un produit et pour un distributeur le coefficient multiplicateur K TTC est de 2, un produit acheté 20 € HT sera étiqueté et revendu 40 € TTC.

Formules qui permettent de déterminer le coefficient à partir du taux de marque et vice versa:

 

K TTC        =                100 + TVA        .

                              100 – Taux de marque

 

Taux de marque =            100 -  100 + TVA

                                                           K TTC

 

Exemple : Le taux de marque est de 45 % .Le coefficient multiplicateur HT / TTC sera alors de (100 + 20) / (100 – 45) = 2,18

 

Coefficient multiplicateur HT / HT

De la même maniere, il est possible d’utiliser un coefficient multiplicateur HT / HT, noté K HT, qui sera utilisé pour passer du prix d’achat HT au prix de vente HT.

Prix d’achat HT x K HT = Prix de vente HT

D’où K HT = Prix de vente HT / Prix d’achat HT

Exemple : Si pour un produit et pour un distributeur le coefficient multiplicateur HT / HT est de 1,5, un produit acheté 20 € HT sera revendu 30 € HT.

Formules qui permettent de déterminer le coefficient à partir du taux de marque et vice versa:

 

K HT           =                    100               .

                              100 – Taux de marque

 

Taux de marque =              100 -  100     

                                                    K HT

 

 Exemple : Le coefficient multiplicateur HT/HT est de 5, le taux de marque sera donc de 100 – (100 / 5) = 80 %

 

Exemple de calcul par le coefficient multiplicateur

 

L’étude de marché a conduit à la détermination d’un chiffre d’affaires prévisionnel de 325 000 €

Le coefficient moyen HT/HT (K HT) pratiqué pour ce type de produit est de 4

Montant des achats = 325 000 / 4 = 81 250 € soit 25%

Ce qui signifie que lorsqu’il est vendu pour 100 €, il est acheté pour 25 € ; la marge commerciale sera donc de 75 €, desquels il est ensuite nécessaire de déduire les autres charges pour déterminer la rentabilité de cette vente.

 

Approche par les coûts de revient

 

Le coût de revient est l’ensemble des charges engagées pour la production d'un bien ou d'un service. Sa formule de calcul est : somme des charges directes et indirectes / quantités produites ou vendues.

Contrairement à un calcul de coût de revient complet, pour déterminer les achats consommés, seuls les charges variables et directes seront prises en compte.

Les charges variables, sont celles dont le montant est proportionnel au volume d’activité, le chiffre d’affaires. Tandis que les charges directes sont celles qui peuvent être affectées sans ambiguïté au coût du produit, du service voire de l’activité.

 

Exemple de calcul par les coûts de revient

 

Pour les activités de restauration, un outil commun de gestion est la fiche technique de cuisine qui permet de déterminer le coût du produit. Cette fiche est un document réalisé par plat ou par menu, présentant les ingrédients et les quantités nécessaires, les coûts de revient, le prix de vente, la marge, les étapes de la recette et tout autre information importante.

Pour un pot au feu de 10 personnes, la fiche technique pourrait se présenter ainsi :

 

Ingrédients	Unités	Quantités	Prix unitaire HT	Prix total HT
1250 g de viandes de bœuf grasse	Kg	1,250
1250 g de viandes de bœuf maigre	Kg	1,250
1250 g de viandes de bœuf gélatineuse	Kg	1,250
2.5 os à moelle	Unité	2,5
10 poireaux	Unité	10
10 carottes	Unité	10
2.5 branches de céleri	Unité	2,5
5 oignons	Unité	5
2.5 gousses d’ail	Unité	2,5
2.5 bouquets garnis (persil, thym, laurier)	Unité	2,5
5 clous de girofle	Unité	5
Gros sel
Poivre noir en grain
TOTAL pour 10 portions
TOTAL pour 1 portion

 

Le coût de réalisation du plat ou de la portion étant déterminé, le montant des achats consommés peut être calculé : nombre de portions prévues x coût par portion.

A noter : la comparaison du coût de revient de la portion à son prix de vente donnera la marge commerciale.

 

 

Le Stock : Notion de consommation et rotation des stocks

 

La gestion de stock de matières premières, de produit semi-finis ou finis est importante dans l’entreprise car elle permet d’optimiser la rentabilité en évitant la rupture de stock mais aussi l’excédent de stock. Gérer efficacement son stock consiste donc à trouver l’équilibre qui permettra de maximiser la rentabilité tout en réduisant les coûts.

Plusieurs notions relatives à la gestion de stock :

• Le stock est constitué de biens et de matières premières destinés, soit à la transformation (pour les entreprises de production), soit à la revente (pour les entreprises de négoce)
• Le stock ne transite en général que pour des durées courtes
• Le stock comptable (ou théorique) est calculé par rapport aux mouvements de marchandises à partir des entrées et des sorties et par rapport à leurs valeurs.
• Le stock est la propriété de l’entreprise et entre dans son patrimoine.
• Le stock critique (ou d’alerte) est le seuil de déclenchement de la commande PLUS la quantité nécessaire pour couvrir les quantités vendues pendant les délais d’approvisionnement.
• Stock de sécurité : c’est le stock minimum à détenir par l’entreprise pour pallier les ventes exceptionnelles et/ou les retards d’approvisionnement.

 

La rotation des stocks

 

Une bonne gestion des stocks est source d’économie car elle permet de diminuer les coûts de stockage, la durée du cycle d’exploitation et les besoins en fond de roulement.

Deux indicateurs de performance sont souvent utilisés pour évaluer la qualité de la gestion : Le taux de rotation des stocks et la durée moyenne de stockage.

 

Le calcul du taux de rotation des stocks

 

La rotation des stocks détermine le nombre de fois où le stock est complètement renouvelé pour réaliser un chiffre d’affaires durant une période donnée.

Le calcul du taux de rotation des stocks s’effectue en deux étapes :

1. Le calcul du stock moyen

Il faut d’abord calculer le stock moyen durant la période : stock moyen = (stock de début + stock de fin) / 2. Ce stock moyen peut être calculé en valeur ou en quantité.

Exemple : Si le stock en début d’année est de 25 000 € et que le stock en fin d’année est de 32 000 €. Le stock moyen annuel sera de (25 000 + 32 000) ÷ 2 = 28 500 €

1. Le calcul du taux de rotation des stocks :

La rotation des stocks peut se calculer sur la base du chiffre d’affaires ou sur la base des prix d’achat :

Rotation des stocks = Coût d’achat des marchandises vendues / stock moyen (au coût d’achat).

Ou : Rotation des stocks = Chiffre d’affaires ÷ stock moyen (au prix de vente).

Exemple : Un taux de marque à 50%, un stock moyen de 28 500 €, et des ventes HT sur l’année de 200 000 €. Le taux de rotation des stocks sera de :

• Chiffre d’affaires ÷ stock moyen (au prix de vente) = 200 000 € ÷ (28 500 € x 2) = 3,5
• ou Coût d’achat des marchandises vendues / stock moyen (au coût d’achat) = (200 000 / 2) / 28 500 = 3,5.

Ce qui signifie que le stock a été renouvelé 3,5 fois pour réaliser le chiffre d’affaires.

Plus le taux de rotation est élevé, meilleure est la performance.

 

Le calcul de la durée moyenne de stockage

La durée moyenne de stockage détermine la durée moyenne entre l’instant où le produit est acheté et celui où il est vendu.

• A l’année :
  • Durée moyenne de stockage = (stock moyen / coût annuel des achats) x 360 jours
  • ou Durée moyenne de stockage = 360 jours / taux rotation des stocks
• Pour une période :
  • Durée moyenne de stockage = (stock moyen / coût des achats de la période) x période en nombre de jours.
  • ou Durée moyenne de stockage = Nombre de jours de la période / taux rotation des stocks

Exemple 1 : A partir de l’exemple précédent, le taux de rotation était de 3,5. Ainsi, la durée moyenne de stockage = 360 / 3,5 = 103 jours. Le stock est ici renouvelé en moyenne tous les 103 jours.

La durée moyenne de stockage indique le nombre moyen de jours de stockage d’un article. Il faut veiller à ce que cette durée soit la plus courte possible ou qu’elle ne s’allonge pas.

Exemple 2 : Un commerçant a les informations suivantes sur les ventes du mois de février pour un article :

Stock début de mois : 6

Stock fin de mois : 4

Achat du mois : 30

Coût d’achat unitaire : 25,80 € HT

Prix de vente HT : 39,50 € HT

• Calcul des ventes en volume et en coût d’achat :

Ventes = Stock initial + Achats de la période + Stock final[SG1] 

Ventes = 6 + 30 – 4 = 32 unités

Soit en coût d’achat : 32 x 25,80 € = 825,60 €  pour un CA de 32 x 39,50 = 1 264,00 €

• Calcul du stock moyen

Stock moyen = (Stock Initial + Stock Final) / 2 = (6 + 4) / 2 = 5

• Détermination du taux de rotation des stocks et de la durée de stockage

Taux de rotation = Ventes / Stock moyen = (32 x 39,50) / (5 x 39,50) = 6,4

Ou          Taux de rotation = Achats consommés / Stock moyen = (32 x 25,80) / (5 x 25,80) = 6,4

Ou          Taux de rotation (volume) = 32 / 5 = 6,4

Durée moyenne de stockage = nombre de jours / taux rotation des stocks = 28 / 6,4 = 4,375 jours

Exemple 3 : un commerçant fonctionne actuellement avec un taux de rotation du stock de 1,5.

La valeur moyenne du stock est de 50 000 €. Il donc possible de déterminer le taux de rotation en jours : 360 / 1,5 = 240 jours

Le commerçant envisage désormais de fonctionner avec un taux de rotation du stock de 2. Le nouveau calcul du taux de rotation en jours sera de : 360 / 2 = 180 jours.

Ainsi, le stock moyen passera à = (50 000 x 180) / 240 = 37 500 €.

Cela signifie qu’avec un taux de rotation de 1,5, le commerçant « immobilise » 50 000 € de sa trésorerie dans son stock tandis qu’avec un taux de rotation à 2, il « immobiliserait » 37 500 €, soit 50 000 – 37 500 = 12 500 € d’accroissement de ses disponibilités.

 

Quelques causes d’une mauvaise rotation des stocks

 

1. Vous êtes négociant, vos fournisseurs aussi ! Le commerçant peut se laisser convaincre par l’argumentation d’un représentant et se laisser séduire par des conditions avantageuses, soit par quantités, soit par remise exceptionnelle, soit un escompte particulier. Le commerçant doit faire le rapprochement entre ce qu'il gagne et ce qu'il risque de perdre sous la forme de stocks "dormants".
2. La nouveauté crée l’obsolescence. En effet, des nouveautés apparaissent de plus en plus rapidement sur le marché. Il est normal de les acquérir et de les proposer à sa clientèle. Mais avant chaque commande, il faut se poser la question : « Quels sont les articles précédents pour lesquels il faut restreindre les quantités à approvisionner voire ne plus commander du tout. »
3. Satisfaire à tout prix ! Bien souvent, le commerçant accroît le nombre d'articles qu'il tient en stock dans l'espoir de mieux satisfaire sa clientèle, ou de posséder une gamme importante de marques diverses. Attention, dans ce cas à éviter les doubles emplois et les chevauchements d'articles.
4. Le syndrome de la vente « ratée ». Ne pas réaliser une vente du fait d’un manquant est décevant, mais inutile de s’approvisionner à tout va ! S'il s'agit d'un article que l'on vend fréquemment, il faut revoir le système de gestion de stock pour que cette rupture de stock n’apparaisse plus. Par contre, s'il s'agit d'un article vendu une fois de temps en temps, il conviendrait de prendre la commande si l'un de nos fournisseurs peut la livrer, sinon refuser la vente, et guider la personne vers un produit similaire ou vers autre professionnel susceptible de le fournir.
5. Attention à l’effet de mode ! La pression du public, sensibilisée par la mode, une publicité ou tout autre facteur d’influence peut aussi provoquer des surcharges. En effet, ce n'est pas parce que plusieurs clients ont demandé un article qu'il convient obligatoirement d'en approvisionner cent pièces.
6. Un fonctionnement imparfait des stocks est généralement révélateur d’autres dysfonctionnement dans l’entreprise 

• Des prévisions de ventes suresti:mées ayant conduit à un approvisionnement trop important,
• Un mode de fabrication trop peu souple qui oblige à avoir un niveau de stock élevé,
• Une absence de normalisation des éléments stockés. Plus les références deviennent nombreuses, plus le stock est important,
• Une mauvaise qualité ou rapidité de transmission des informations  en interne peuvent aussi être à l’origine d’une gestion de stocks inadaptée.

1. Un problème de gestion de stock issu de la gestion des stocks elle-même :
   • Dans certains cas, il peut y avoir des écarts entre le stock informatique et le stock physique. Le manque de produits n’est donc pas identifié et ce n’est qu’au moment du réapprovisionnement que la rupture de stock sera constatée,
   • Le niveau du stock de sécurité a été surévalué. Ce stock sert à pallier les ventes exceptionnelles et/ou les retards d’approvisionnement.

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Quelques pistes d’amélioration de la gestion des stocks

 

1. Améliorer l’approvisionnement en choisissant des fournisseurs proposant des délais de réapprovisionnement plus courts ou en négociant avec les fournisseurs actuels. Par exemple, en passant des marchés annuels avec un système de prévisions glissantes ou en réduisant les temps de traitement administratifs via l’Echange de Données Informatisées (EDI) ou en réduisant les lots (approvisionnement plus fréquents mais en quantités moindres) etc.
2. Le taux de service correspond à la probabilité attendue de ne pas être en rupture de stock. Un  taux de 100% n’est généralement pas atteignable. Ajuster le taux de service, c’est-à-dire la fréquence acceptable des ruptures de stocks peut être une solution.
3. Affiner la précision des prévisions de la demande peut permettre d’ajuster au mieux le stock courant voire le stock de sécurité sans dégrader le taux de service.

 

La Gestion des Stocks en Quantité

 

Présentation de la méthode ABC

 

Tous les articles d’un stock ne se gèrent pas de la même façon : cela dépend du prix de l'article, de la marge qu'il permet de dégager et de sa rotation. Pour cette raison, il est nécessaire de mettre en place une gestion de stock et de réaliser une l'analyse des articles qui le composent. L’objectif est d’adapter et d’optimiser la gestion de chaque produit en fonction de son importance relative.

L’outil couramment utilisé pour classifier les stocks est l’analyse ABC appelé aussi règle des 80/20 ou loi de Pareto

A noter : La loi ou principe de Pareto ou encore « règle des 80/20 » a été élaborée par l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto à la fin du 19ème siècle. C’est un « principe » de probabilités qui s’applique à un grand nombre de domaines et qui a mis en lumière le fait que 80% des effets sont le produit de 20% des causes.

Il faut en premier lieu faire un classement des articles en fonction d’un ou plusieurs critères : par exemple, la valeur du stock, la consommation annuelle, le chiffre d’affaires, la rotation, la marge engendrée, etc.

Si le critère choisi est celui de la marge réalisée, il est possible d’observer qu'un petit nombre d'articles entraîne un montant de marge important. C'est la Loi des 20-80, 20 % des articles génèrent 80 % de la marge.

 

La méthode ABC s’appuie sur la même constatation concernant le degré de concentration des articles consommés mais classe les articles en stock en trois familles de gestion (A, B et C), comme illustré dans le tableau ci-dessous.

 

	A	B	C
Pourcentage du nombre total d’articles	10 à 20 %	30 à 40 %	40 à 50 %
Pourcentage de la valeur annuelle d’utilisation	70 à 80 %	15 à 20 %	5 à 10 %
Niveau de contrôle	Rigoureux	Normal	Simple
Procédures de commandes	Méthodiques, précises et révisées fréquemment	Normales	Périodiques

 

De » manière périodique, généralement au moins annuellement, la méthode ABC doit être actualisée en fonction des variations des quantités vendues.

 

Quelle quantité commander ?

 

La quantité à commander est liée aux coûts du stock et à sa rotation.

 

• Les couts de possession du stock

Le coût de possession est d’autant plus important que le stock est élevé et par conséquent le nombre de commandes faible.

Il tenir compte de l’ensemble des charges liées au stockage :

• intérêts et capitaux : coût financier de l’investissement car le stock immobilise des capitaux
• vieillissement : dépréciation du stock
• loyer de l'entrepôt, charges de personnel, assurance, etc.

Le coût de possession est généralement exprimé par un pourcentage de la valeur du stock.

 

• Les couts d'acquisition lies à chaque commande

Ce coût est d’autant plus élevé qu’il y a de commandes.

Il est déterminé en prenant en compte les charges suivantes :

• - recherche de fournisseurs
• - passation de commande
• - relance, etc.

 

Exemple :

Coût de possession = 12 %

Coût d'acquisition =  15 €

Nombre d'articles consommés dans l'année = 100

Prix d'achat unitaire = 10 €

 

Nombre d’unités à commander	Nombre de commandes en rotation	Capital investi	Coût de possession	Coût d’acquisition	Total des coûts	Coût d’achat à la commande
100	1	1000	120	15	135	11,35
50	2	500	60	30	90	10,90
33	3	333	40	45	85	10,85
25	4	250	30	60	90	10,90
20	5	200	24	75	99	10,99

 

La solution la plus économique consisterait à passer pour cet article 3 commandes annuelles de 33 unités chacune. Pour une quantité Q différente, le coût d’achat total varie à la hausse.

 

Quand déclencher la commande ?

 

• Délais d'approvisionnement et stock critique

Entre la date d'une commande et la date de livraison s'écoule un certain temps appelé délai d'approvisionnement.

Le stock critique minimal doit permettre de faire face à la consommation pendant le délai d'approvisionnement.

Cette constatation permet d'écrire :

Stock critique minimal =  Délai d'approvisionnement (en jours) x Rythme des consommations  (par jour)        

 

Dans ce qui précède, nous avons considéré que l'entreprise connaissait avec certitude le délai d'approvisionnement et cherchait à obtenir les livraisons au moment précis de l'épuisement du stock.

Ce n'était qu'une hypothèse théorique car une telle pratique exposerait l'entre­prise aux risques de rupture de stock.

Pour éviter cela, il est nécessaire de prévoir un stock de sécurité qui constituera une garantie :

• si la consommation s'accélère après la date de commande,
• si un retard de livraison allonge le délai d'approvisionnement.

 Stock critique = Stock critique minimal + Stock de sécurité.

                  

Niveau du stock de sécurité : comment le déterminer ?

 

La nécessité d'un stock de sécurité est évidente mais le niveau qu'il doit atteindre l'est nettement moins.

Ce stock de sécurité ne doit être :

• ni trop faible : il ferait courir à l'entreprise des risques de ruptures de stock coûteuses (arrêt de production, pertes de clients,...),
• ni trop important : il serait exagérément coûteux pour l'entreprise (coût du stockage, de l'investissement,...).

La plupart du temps, ce stock est fixé de manière empirique en fonction des prévisions de ventes et de l'expérience des responsables de la gestion des stocks.